Responsable des opérations

Contexte

L’association Akwaba Mousso (“Bienvenue à la femme” en langues akan et dioula) est une ONG qui a pour vocation la prise en charge des survivantes de violences basées sur le genre (VBG). Elle a pour objectifs principaux :

• • d’offrir gratuitement, de manière bienveillante et confidentielle, aux survivantes de VBG une prise en charge holistique (médicale, psychosociale, juridique, judiciaire, orientation professionnelle), afin de leur donner les outils pour (re)devenir actrices de leur vie, et d’agir avec autodétermination en leur permettant d’affirmer et défendre leurs droits fondamentaux ;

• • d’héberger les survivantes les plus vulnérables avec leurs enfants dans un bâtiment sécurisé ;

• • de contribuer au changement des normes sociales et des politiques;

• • de produire de nouvelles connaissances sur les outils et méthodologies visant à améliorer la prise en charge holistique des survivantes de VBG et sur les droits et santé sexuels et reproductifs (DSSR) pour une mise à échelle du modèle.

Notre vision est de faire du centre Akwaba Mousso un endroit où les survivantes de VBG en Côte d’Ivoire bénéficient d’un soutien adéquat pour se reconstruire physiquement et émotionnellement, sont outillées pour préparer leur avenir et celui de leurs enfants.

Ainsi, nous avons ouvert en avril 2023 un foyer d’hébergement et un centre de prise en charge de jour dédiés aux femmes victimes de violences conjugales, intrafamiliales, psychologiques ou sexuelles, dans un immeuble de trois niveaux dans la commune de Cocody, à Abidjan.

Les salles de consultation, d’écoute et de réunion du centre, ainsi que nos bureaux, sont aménagées au rez-de-chaussée. Les deux étages accueillent un foyer d’hébergement dédié aux plus vulnérables, avec leurs enfants (27 places adultes – 12 enfants), pour une durée de six mois (renouvelables).

Akwaba Mousso recrute pour ses activités, un·e

Responsable des opérations

Type d’emploi  : contrat à durée déterminée de 1 an ( à plein temps) renouvelable

Position hiérarchique : rattaché à la directrice exécutive

Localisation du poste : Côte d’ivoire, Abidjan

Niveau requis : BAC+5

Rémunération selon expérience

Description

Missions principales du poste

La personne responsable des opérations est la garante de la bonne marche du centre Akwaba Mousso et de toutes ses activités de réponse contre les VBG, conformément à l’objet statutaire et la charte de l’association.

En accord avec la directrice exécutive, elle engage la responsabilité de l’association dans les missions suivantes:

• Rédiger, contractualiser et assurer le suivi des projets financés par les bailleurs de fonds ;
• Élaborer et assurer la bonne gestion du budget de l’association avec l’appui de la responsable administratif et financier ;
• Engager des dépenses liées aux projets opérationnels en accord avec la responsable administratif et financier ;
• Définir les besoins en ressources humaines nécessaires au fonctionnement de l’équipe pour la mise en œuvre des opérations en accord avec la Directrice exécutive ;
• Assurer la bonne gestion des programmes et des missions sous sa responsabilité et décider des réponses à apporter en cas de difficulté ;
• Garantir la mise en œuvre et le respect des procédures internes et externes en coordination avec la Directrice exécutive et la responsable administratif et financier ;
• Veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement en équipe des personnels sous sa responsabilité ;
• Assurer le bon fonctionnement des services offerts par Akwaba Mousso ;
• Représenter l’association auprès de ses partenaires institutionnels et privés, et des réseaux auxquels elle adhère.

Responsabilités :

• Manager les équipes ;
• Définir et mettre en œuvre la stratégie opérationnelle ;
• Développer la réponse opérationnelle de l’association au sein des missions existantes ;
• Piloter des procédures et des outils de gestion ;
• Participer activement à la représentation de l’association auprès des partenaires techniques et financiers.

Auprès du Bureau exécutif de l’association :
·       Participer aux réunions périodiques et extraordinaires du Bureau exécutif de l’association afin de rendre compte des activités du centre ;
·       Prendre part à l’élaboration de la Programmation annuelle et pluriannuelle, à sa mise en œuvre et à son suivi ;
·       Proposer les axes de développement et les principales orientations stratégiques de l’association ;
·       Participer à la construction des hypothèses budgétaires ainsi qu’à la définition des besoins en ressources humaines et techniques pour atteindre les objectifs de la programmation ;
·       Participer à l’avancement des chantiers transversaux.

Management et coordination :
·       Piloter la construction du plan d’action annuel en accord avec la programmation des activités du centre, fixer les objectifs de ses équipes, s’assurer de la bonne mise en œuvre des plans d’action et les revoir semestriellement, analyser les écarts éventuels, proposer et contrôler la mise en œuvre des mesures correctives nécessaires ;
·       Manager directement les personnes sous sa responsabilité (environ six personnes), participer à leur recrutement, contribuer à leur formation continue, et réaliser des entretiens d’appréciation professionnelle sur une base régulière (semestrielle et annuelle) ;
·       Veiller à la bonne articulation de la présence des intervenants extérieurs pour la prise en charge des bénéficiaires ;
·       Animer les réunions au sein de son équipe et participer aux réunions inter-services dès que nécessaire, s’assurer de la bonne circulation de l’information au sein de son équipe et de la coordination avec les autres composantes du centre ;
·       Soutenir au quotidien son équipe sur les besoins qui lui sont communiqués, arbitrer et prendre les décisions qu’il·elle juge nécessaires ;
·       Analyser l’activité de son service, anticiper les besoins et proposer des évolutions quant à l’organisation de son équipe ;
·       Proposer et superviser la mise en œuvre des chantiers de capitalisation opérationnelle en coordination avec la Directrice Exécutive et en assurer la diffusion en interne ;
·       Valider et suivre les absences des membres de son équipe ainsi que leurs déplacements sur le terrain et autres visites auprès de bailleurs de fonds et partenaires de l’association ;
·       Gérer les confits éventuels au sein de son équipe et avec les autres départements de l’association ;
·       Encourager la formation continue de ses équipes ;
·       Élaborer le budget annuel et en assurer la bonne gestion.
Définition de la stratégie opérationnelle et mise en œuvre
·       Superviser le processus d’élaboration de la stratégie opérationnelle jusqu’à la stratégie opérationnelle pluriannuelle de l’association pour soumission à la Directrice Exécutive, au Bureau exécutif et au Conseil d’Administration ;
·       Arbitrer les priorités opérationnelles sur l’ensemble des missions (en cas de nécessité, et en accord avec la Directrice Exécutive) ;
·       Prendre part à l’animation du réseau des partenaires du centre, et à l’identification de potentiels partenariats fructueux pour l’association ;
·       Anticiper, analyser et alerter la directrice exécutive sur les risques liés à l’activité opérationnelle, dans ses aspects programmatiques, sécuritaires et financiers.

Développement de la réponse opérationnelle du centre au sein des missions existantes :
·       Stimuler le développement de la réponse opérationnelle du centre, dans le respect de son cadre d’intervention, en coordination avec la directrice exécutive et le Bureau exécutif ;
·       Veiller à l’optimisation des fonds et moyens alloués par la directrice exécutive pour la mise en œuvre des actions de développement opérationnel ;
·       Superviser la bonne intégration des missions nouvellement ouvertes au sein de son équipe en coordination avec la responsable administratif et financier.
Représentation et communication :
·       Jouer un rôle actif dans le positionnement opérationnel de l’association auprès de ses bailleurs réguliers en lien avec la directrice exécutive ;
·       Participer à la représentation régulière de l’association auprès de ses partenaires financiers, institutionnels, techniques, privés, civils et auprès des réseaux dans lesquels l’association est impliquée ;
·       Stimuler le développement opportun d’actions de communication autour des missions et positionnements transversaux et/ou thématiques de l’association et en valider les orientations en accord avec la Directrice Exécutive.

Profil requis

Diplôme et formation : BAC+5

Savoir-faire

·       Expérience préalable à un poste similaire et/ou à un poste de Responsable Géographique au siège d’une ONG de solidarité nationale ou internationale.
·       Expérience confirmée en gestion de projets financés par des bailleurs de fonds institutionnels (Agences des Nations Unies, USAID, AFD etc).
·       Leadership et excellentes capacités managériales.
·       Goût pour la représentation, sens du relationnel.
·       Excellentes capacités rédactionnelles et de représentation en français.
·       La compréhension de la langue anglaise est un minimum.
·       Capacités d’analyse stratégique et de réflexion.
·       Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel.
·       Permis de conduire.